Inanzitutto ad inizio mese devi precompilare la scheda Carburante per quanto riguarda i seguenti dati:
- Ragione Sociale, indirizzo e Partita IVA
- Periodo a cui si riferisce (es. GENNAIO 2009)
- Tipo di automezzo (es. Fiat Ducato)
- Targa dell'Automezzo
- Km ad inizio del mese
Poi durante il mese quando vai a fare rifornimento far compilare dal gestore del distributore i seguenti dati:
- indicare data del rifornimento
- tipo di carburante (Benzina - Gasolio)
- importo pagato
- Timbro e firma del gestore
A fine del periodo:
- fare la somma del vari rifornimenti effettuati ed indicare il totale.
- fare lo scorporo dell'IVA per indicare l'imponibile e l'importo dell'IVA
- indicare i km finali indicati nel contachilometri dell'automezzo.
Attenzione per quanto riguarda l'IVA se è totalmente detraibile o indetraibile (anche parzialemente) a seconda del tipo di automezzo o autovettura e dell'uso che se ne fa.
La registrazione della carta carburante, perchè si possa usufruire dell'eventuale IVA detraibile deve essere registrata entro il 15 del mese successivo del mese di riferimento.